Fördelarna med en automatiserad betalningsprocess

Key Account Manager, GO MO Group AB

Varje affärsverksamhet har ett leverantörsskuldkonto ur vilket man betalar sina leverantörer. De fakturor som ska betalas ser vanligtvis ut på något av följande sätt: fakturor som skickats efter en inköpsorder och fakturor som skickats ut innan. De flesta fakturor är dock av det slaget som skickas efter att en inköpsorder sänts iväg. Eftersom att fakturahantering inom många organisationer och företag fortfarande till stor del använder sig av pappersfakturor och manuellt arbete kan betalningsprocessen därför försenas. Genom att istället använda elektronisk fakturering och automation kan man dock öka effektiviteten och förhindra förseningsavgifter. Följande stycken pratar om några av de fördelar som kan komma av att automatisera betalningsprocessen hos en verksamhet:
 

Struktur

En av de största nackdelarna med att använda manuella och pappersbaserade faktureringssystem är att dokumenten lätt kan slavas med eller tappas bort. Skulle en faktura försvinna måste företaget be leverantören om att skicka över en ny kopia, något som tar tid och kan leda till en försenad betalning. Felaktigheter och misstag vid betalningen kan även skada relationen mellan företaget och dess leverantörer. Med hjälp av en digital faktureringstjänst kan du vara säker på att ingen viktig information försvinner eller går förlorad, att betalningen görs i tid och utan felaktigheter.

ROI

De flesta företag och organisationer ser avkastning hos sin investering i fakturaautomation inom 6 månader. Investeringen visar alltså på positiva resultat redan efter en relativt kort tid, och med en effektiv implementering kan perioden förkortas ytterligare.

Exakthet

Organisationer och företag som väljer elektronisk fakturering kan reducera riskerna för avvikelser inom inköp-till-betalningsprocessen. Det vanligaste misstaget som görs i samband med betalning är den görs dubbelt. Organisationer gör dubbla utbetalningar för ca 2 % av sina betalningar. Detta kan tyckas vara en acceptabel felmarginal, men för en verksamhet som omsätter miljoner kan det innebära stora förluster.

Effektivitet

Automation gör det administrativa arbetet enkelt genom att erbjuda översiktlighet och kontroll över betalningsinformationen. Den rutinmässiga procedur som krävs för att manuellt mata in data elimineras helt, och tiden som krävs för att hantera fakturan reduceras kraftigt.
Är du intresserad av digitala betalningslösningar och vill ha hjälp med fakturering? Basware hjälper dig att sätta upp ett smart och kostnadseffektivt betalningssystem.

 

Kategori: E-Invoicing