Varför en helhetslösning för inköp och fakturahantering ger stora fördelar

Account Manager, Basware AB

P2P (Purchase to Pay) innebär att man som företag har en helhetslösning som kan hantera hela kedjan från beställning och inköp till betalning. Många företag använder sig fortfarande av flera manuella steg i denna kedja. Att automatisera de affärskritiska processerna kan komma att ge just er organisation stora möjligheter till effektivisering, men viktigt att poängtera, för att lyckas krävs noggrann planering så att såväl ny teknik som nya arbetssätt kan implementeras smidigt.

Det finns en hel del positiva fördelar med att ha just en helhetslösning för hela kedjan. Nedan har jag listat några av dessa:

  1. Att förenkla en organisations inköpsprocesser och hantering av leveranser medför stora besparingar i både tid och pengar. Detta löser man genom att användaren automatiskt får ett meddelande om leveransen via systemet och ekonomiavdelningen får reda på när leveransen tagits emot.
  2. En fullständig P2P-lösning ger organisationen en standardiserad inköpsprocess som normalt innebär att beställaren kan göra sina köp med bara några musklick. Allt för att underlätta både för beställaren och ekonomin. Detta gör det också möjligt att styra inköpen mot utvalda leverantörer och att öka avtalstroheten.  I och med att beställaren i så stor utsträckning som möjligt gör sina inköp utifrån de upphandlade avtal som just er organisation har med specifika leverantörer och som är kopplade till denna kedja/system.
  3. Som organisation kan man förbättra sitt kassaflöde avsevärt. P2P automatiserar inköpsprocessen och samlar all information på ett ställe så att det blir enklare att hålla koll på kassaflödet. Det finns även mycket effektiva analysverktyg för ökad kontroll och uppföljning. Hur och varför handlar vi på ett visst sätt med olika leverantörer?
  4. Att just analysera informationen kring er organisations inköp ger er en förbättrad rapportering. Eftersom all information om inköpen ligger i ett system blir det enkelt att analysera inköp per användare, kostnadsställe, leverantör, produkt och så vidare.
  5. Godkännandeprocessen blir mycket mer effektiv. Hela inköpsprocessen blir med hjälp av en P2P-lösning digitaliserad. Attestering kan då göras direkt via mobilen om man vill det, vilket gör att den ansvarige kan attestera köp var och när som helst. Detta är ett krav från många organisationer då allt fler människor är på resande fot.
  6. En annan viktig del i att få hela kedjan att fungera, är att inköpsavdelningen är synkade med leverantörsreskontra. Tyvärr stöter jag allt för ofta på organisationer där dessa två avdelningar inte är synkade överhuvudtaget. Detta medför således att den strömlinjeformade process man efterfrågar och önskar inte infinner sig. Den enes död är den andres bröd = ingen bra kombination för en organisation.
  7. Slutligen; ett fulländat P2P-system genererar automatiskt en inköpsorder för varje beställning som skickas till leverantören och som sedan kan matchas mot fakturan. Genom avancerad artikelradsmatchning ges möjlighet att endast fokusera på avvikelser istället för ett gammeldags-manuellt-”stämmer detta”-arbete. Detta sparar mycket tid och omloppstiden för fakturor i organisationen minskar avsevärt. Organisationen får också bra mycket bättre styrning och kontroll samt ökad datakvalitet genom att använda sig av en fulländad P2P-lösning.

Lycka till där ute, det skall inte vara enkelt men letar man tillräckligt länge så hittar man oftast en lösning på sina problem och utmaningar!

Kategori: Purchase-to-Pay